Gestion de portefeuille de projets et plan de charge

Formation créée le 06/10/2025. Dernière mise à jour le 08/10/2025.
Version du programme : 1

Type de formation

Formation présentielle

Durée de formation

14 heures (2 jours)

Accessibilité

Oui
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Gestion de portefeuille de projets et plan de charge


Cette formation permet aux participants d’acquérir une vision claire et structurée de la gestion de portefeuille de projets et de la planification des charges associées. Elle vise à leur donner les méthodes et outils nécessaires pour prioriser, planifier et piloter plusieurs projets simultanément, en optimisant les ressources et les arbitrages.

Objectifs de la formation

  • Comprendre les principes et les enjeux de la gestion d’un portefeuille de projets.
  • Identifier les critères de priorisation et d’arbitrage entre projets.
  • Construire et piloter un plan de charge réaliste et évolutif.
  • Analyser la capacité et la disponibilité des ressources humaines et techniques.
  • Mettre en place des outils de suivi et d’aide à la décision pour le pilotage global du portefeuille.
  • Savoir présenter et argumenter les arbitrages devant les instances de gouvernance.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Cette formation s’adresse aux professionnels du secteur public, des collectivités territoriales et du médico-social exerçant déjà des responsabilités en gestion de projet. Elle est destinée aux chefs de projet expérimentés, responsables de programmes, membres de bureaux projets (PMO) ou encadrants impliqués dans la planification, la priorisation et le pilotage de portefeuilles de projets à forts enjeux.
Prérequis
  • Maîtriser les fondamentaux de la gestion de projet et avoir déjà participé activement à la planification ou au pilotage d’un projet.

Contenu de la formation

Enjeux et principes de la gestion de portefeuille (1h30)
  • Comprendre la distinction entre projet, programme et portefeuille
  • Identifier les objectifs du pilotage multi-projets : alignement stratégique, arbitrage, efficience
  • Rôles et responsabilités du PMO, des chefs de projet et des instances de gouvernance
  • Étude de cas : analyse critique d’un portefeuille existant
Structuration du portefeuille et priorisation des projets (2h)
  • Identifier les critères de sélection et de hiérarchisation des projets
  • Élaborer une matrice de priorisation (valeur, risque, charge, dépendances)
  • Arbitrer entre projets concurrents et contraintes de ressources
  • Atelier : conception d’une grille de priorisation et application sur un portefeuille simulé
Consolidation et outils de pilotage du portefeuille (2h)
  • Introduction aux outils de suivi et consolidation : Excel avancé, MS Project, Smartsheet, Power BI
  • Structurer une base de données projet : statuts, jalons, risques, ressources
  • Automatiser la mise à jour et la visualisation des données
  • Atelier pratique : création d’un tableau de bord consolidé avec indicateurs clés sous Excel ou Power BI
Cas pratique de pilotage multi-projets (1h30)
  • Analyse d’un portefeuille simulé : dépendances, points de tension, arbitrages
  • Élaboration d’un plan de communication et d’une note de synthèse de pilotage
  • Présentation et débriefing collectif
Fondamentaux du plan de charge (2h)
  • Définitions : capacité, charge planifiée, charge consommée
  • Méthodologie de construction d’un plan de charge global (macro et micro-niveaux)
  • Identification des ressources critiques et des périodes de saturation
  • Atelier : élaboration d’un plan de charge sous Excel ou Smartsheet
Pilotage des ressources et arbitrages (2h)
  • Analyser la capacité et la disponibilité des équipes
  • Rééquilibrer les portefeuilles selon les priorités organisationnelles
  • Étude de cas : arbitrage des ressources humaines et matérielles sur plusieurs projets simultanés
Suivi et reporting consolidé du portefeuille (1h30)
  • Définir les indicateurs de suivi : capacité, avancement, taux d’engagement, risques
  • Construire un tableau de bord dynamique (Power BI ou équivalent)
  • Partager l’information avec la direction et les parties prenantes via un reporting automatisé
Gouvernance, communication et amélioration continue (1h30)
  • Structurer une gouvernance de portefeuille efficace (comités, rituels, outils collaboratifs)
  • Mettre en place un processus d’arbitrage et de revue de charge récurrent
  • Accompagner les équipes dans la montée en maturité du pilotage multi-projets
  • Clôture : restitution des plans d’action individuels et synthèse collective des acquis

Équipe pédagogique

La formation est animée par un directeur associé du cabinet Allea, expert en pilotage de portefeuille de projets et en gouvernance de la performance. L’intervenant dispose d’une expérience confirmée dans la mise en place de structures PMO, la planification stratégique et l’optimisation des ressources au sein d’organisations publiques et médico- sociales.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Feuille d’émargement signée par demi-journée
  • Attestation individuelle de fin de formation remise à chaque participant
  • Rapport de formation transmis au commanditaire le cas échéant

Ressources techniques et pédagogiques

  • Support de présentation détaillant les concepts, méthodes et bonnes pratiques
  • L’évaluation des acquis de la formation est réalisée individuellement en fin de session au moyen d’un questionnaire à choix multiples (QCM) de 10 questions portant sur l’ensemble des thèmes abordés. La durée de l’évaluation est de 30 minutes. La validation des acquis est obtenue à partir de 80 % de bonnes réponses. Les résultats sont enregistrés et conservés afin d’assurer la traçabilité et de permettre la remise d’une attestation de réussite au participant.
  • Modèles de fichiers Excel pour la gestion de portefeuille et le suivi du plan de charge
  • Exemple de tableau de bord Power BI pour la consolidation et le reporting

Qualité et satisfaction

Nouveau programme au catalogue - L’évaluation de satisfaction des participants sera systématiquement recueillie à l’issue de la formation afin d’identifier les axes d’amélioration. - L’atteinte des objectifs pédagogiques sera mesurée à travers une évaluation à chaud en fin de formation.

Capacité d'accueil

Entre 1 et 10 apprenants

Accessibilité

Allea est engagée en faveur de l’inclusion des personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Sophie Van Haver, est disponible pour étudier toute demande d’adaptation des modalités pédagogiques, techniques ou organisationnelles. Merci de nous contacter en amont afin d’assurer les meilleures conditions d’accueil. Email : svanhaver@allea-solutions.fr Tel : 02 34 40 10 87